Nie wieder einen Geburtstag vergessen dank Kampagnen Automation

17 Febr. 2022  |  von Bente Hinn

So funktioniert unsere eigene automatisierte Multi-Channel Geburtstagskampagne

Wie erfolgreich ein Unternehmen ist, spiegelt sich nicht zwingend am generierten Umsatz wider, sondern an der Zufriedenheit seiner Kunden. Denn ohne sie kann ein Unternehmen langfristig nicht existieren. Deshalb sollten Unternehmen die Kundenzufriedenheit nicht auf die leichte Schulter nehmen und sich stets darum bemühen, ihre Kunden bei Laune zu halten und sie langfristig an das Unternehmen zu binden.

Es gibt zahlreiche verschiedene Anlässe und Möglichkeiten („Moments“) mit Kunden in Kontakt zu treten, in welchen großes Potenzial für Personalisierung schlummert. Eine kleine, aber feine Geste können Aufmerksamkeiten wie Geburtstagsmailings sein, denn wer schätzt es nicht, wenn an seinem besonderen Tag an ihn gedacht wird? Für Unternehmen ist es eine simple Art und Weise, Kunden ihre Wertschätzung und Dankbarkeit zu zeigen und diesen ein kleines Geschenk zu machen, z. B. durch einen personalisierten Gutschein. Das Geburtstagsmailing kann sowohl als normale E-Mail als auch als Print-Mailing geschickt werden. Beide Formate bringen jeweils unterschiedliche Vorteile mit sich. Wird dieser Prozess zusätzlich automatisiert, so werden riesige Mengen an Zeit, Ressourcen und Geld eingespart. 

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen aufzeigen, wie wir selbst die Apteco PeopleStage Software samt Technologieintegrationen verwenden, um eine automatisch ausgesteuerte Multi-Channel Kampagne aufzubauen.

Unsere Technologieintegrationen

Wir bei Apteco haben uns überlegt, dass wir eine eigene automatisierte Geburtstagskampagne erstellen möchten, bei der nicht nur die Geburtstagsnachricht personalisiert sein soll, sondern auch das Bild.

Um bildpersonalisierte Geburtstagsmailings zu versenden, nutzen wir drei unserer Technologieintegrationen: AlphaPicture, CleverReach und Deutsche Post, denn nur in Zusammenarbeit mit diesen Integrationen ist die bildpersonalisierte Aussteuerung möglich.

Die Integration mit AlphaPicture bietet die Möglichkeit, personalisierte Fotos in Marketing Botschaften einzubauen. Hierbei greift PeopleStage ganz automatisch auf die AlphaPicture Bilddatenbank zu und kann mit den im Unternehmens-CRM eingepflegten Informationen Nachrichten oder Namen auf dem entsprechenden Bild individualisiert anpassen. Beispielsweise könnte man hier unterscheiden, ob man die Person mit Vor- oder Nachnamen anspricht, abhängig von Regeln oder gewählten Präferenzen. Je nach Medium und dem Vorhandensein von postalischer- und E-Mail-Adresse, sollte das Bild hochauflösend für Print oder eine feste Breite für E-Mail gerendert werden.

Quelle: https://www.alphapicture.com/de/home/

Damit die Geburtstagsmailings als Print-Mailings gedruckt und im Anschluss deutschlandweit verschickt werden, arbeiten wir mit der Deutschen Post zusammen. Sobald die bildpersonalisierten Mailings im System generiert und geladen sind, was bei einzelnen Bildern eine Sache von Sekunden und bei größeren Datenmengen von Minuten ist, werden sie als URL an die Deutsche Post übertragen und anschließend an die Empfänger deutschlandweit verschickt. Geburtstagskinder, die im Ausland leben oder keine gültige postalische Adresse hinterlegt haben, werden an ihrem besonderen Tag von uns mit einer E-Mail überrascht.

Nun werden wir uns diesen Prozess genauer anhand der Apteco Kampagne anschauen.

Aptecos Multi-Channel Geburtstagskampagne

Wir möchten unseren Partnern zum Geburtstag gratulieren und ihnen am liebsten ein persönliches Print-Mailing zusenden. Wenn dies nicht möglich ist, dann soll zumindest per E-Mail gratuliert werden. Ein kritischer Faktor bei der Planung dieser Kampagne ist der Zeitpunkt der Aussteuerung, da die Geste am Geburtstag selbst zugestellt werden soll, nicht früher und nicht später. Die Print-Mailings müssen aber per Post ein paar Tage vorher versendet werden, wohingegen E-Mails innerhalb von Sekunden zugestellt werden, demnach also erst am tatsächlichen Geburtstag verschickt werden. Außerdem müssen Feier- und Sonntage sowie Schaltjahre berücksichtigt werden. Wie schafft PeopleStage diese Unterscheidungen?

Unser Kampagnenmanagement-Tool PeopleStage bezieht die benötigten Daten aus unserem CRM- System. Drei Tage vor einem Geburtstag werden die entsprechenden Kontakte in einen sogenannten Pool (eine Ansammlung von Kontakten) geladen, wobei diese dann direkt nach diesen drei Szenarien aufgeteilt werden:

  • die Post-Adresse liegt in Deutschland und ist gültig
  • sie liegt im Ausland 
  • sie ist nicht vorhanden 

Ist letzteres der Fall, so wird nach einer E-Mail-Adresse gesucht. Da die Deutsche Post automatisierte Print-Mailings zurzeit nur innerhalb von Deutschland versendet, erhalten die ausländischen Partner statt einem Print-Mailing eine personalisierte E-Mail von uns, da wir sie nicht vernachlässigen wollen. Das gleiche gilt für Geburtstagskinder, deren Adresse wir nicht kennen.

Quelle: Apteco PeopleStage

Wenn die Pools mit den E-Mail- oder Postadressen der Geburtstagskinder stehen, geht es an die Bildpersonalisierung. Durch eine Berechnung als „virtuelle Variable“ in PeopleStage wird in Abhängigkeit der Jahreszeit ein jahreszeitenspezifisches Bild gewählt, in welches die Geburtstagsnachricht geschrieben wird. Hier greift PeopleStage auf die AlphaPicture-Datenbank zurück. Außerdem wird eine bestimmte Breite des Bildes abhängig vom Aussteuerungskanal festgelegt – für E-Mails sind es 600 Pixel (passend für das E-Mail-Template) und für Print-Mailings hochauflösende 2000 Pixel.

Personalisierung
Quelle: Apteco PeopleStage
 


Quelle: Apteco PeopleStage

Anschließend prüft das System, über welchen Kanal die Aussteuerung stattfinden soll. Ist es ein Print-Mailing, wird es sofort hochgeladen, damit es weiterverarbeitet werden kann, bis es dann über die Print-Mailing Automation von Deutsche Post versendet wird. Bei E-Mails wird es erst am tatsächlichen Geburtstag hochgeladen und per CleverReach verschickt:


Quelle: Deutsche Post Print-Mailing Automation

E-Mail

Anschließend führt unsere Software einige technische Checks durch, um zu prüfen, ob alles richtig funktioniert hat. Um als Qualitäts- und Technik-Check sicherzustellen, dass die Print-Mailings bei den Empfängern ankommen, werden pro Monat zudem zwei zufällige Apteco-Kontakte mit einem Print-Mailing oder einer E-Mail überrascht, auch wenn es nicht ihr Geburtstag ist.

Zu guter Letzt ist erwähnenswert, dass die Kontakte nach elf Monaten aus der Kampagne automatisch „entfernt“ werden, bevor sie einen Monat später wieder automatisch in die Kampagne aufgenommen werden.

Nachfolgend können Sie den Aufbau der komplett automatisierten Kampagne nachverfolgen:


Quelle: Apteco PeopleStage

Selbstverständlich können verschiedene Medien zur Aussteuerung dieser „Moments“-Kampagne genutzt werden, nicht nur Print-Mailings und E-Mails. Die Kampagne kann mit weiteren Kanälen erweitert werden. Liegt beispielsweise weder die Postadresse noch die E-Mail Adresse vor, aber die Handynummer, so könnte stattdessen auch eine WhatsApp Nachricht über WhatsApp Business verschickt werden, da hier personalisierbare Templates verfügbar sind.

Wenn Sie selbst ein Geburtstags-Print-Mailing von uns erhalten, freuen wir uns über eine kurze E-Mail oder einen LinkedIn Post – denn wir freuen uns, wenn Sie sich freuen!

Möchten Sie mehr über die Vorteile von Print-Mailing-Automation erfahren? Lesen Sie in unserem Blogbeitrag „Print-Mailings als Teil einer integrierten und analytisch gesteuerten Customer Journey“ wie solch eine Print-Mailing Kampagne aussehen kann – dies können Sie exemplarisch an einer Black Friday Kampagne nachvollziehen.

Und wussten Sie schon, dass die Kosten der Neukundengewinnung durchschnittlich fünfmal höher sind als die Kosten um Bestandskunden zu halten? Zudem generiert ein Bestandskunde im Durchschnitt deutlich mehr Umsatz als ein Neukunde; fünf bis sieben Neukunden werden benötigt, um den Umsatz von nur einem Bestandskunden zu decken. In unserem kostenlosen eGuide „18 Dinge, die Sie über Ihre Bestandskunden wissen sollten“ werden Sie über die Wichtigkeit der Bestandskundenpflege aufgeklärt und erfahren, was Ihnen verschiedene Charakteristika der Bestandskunden verraten.

Bente Hinn

Junior Marketing Coordinator

Bente Hinn ist seit Juni 2021 Teil des Apteco Teams. Als Junior Marketing Coordinator hilft sie bei der Planung und Durchführung der Marketing-Aktivitäten in der DACH-Region, bereitet Veranstaltungen und Webinare vor und kreiert Content sowie Infografiken für die Website und den Blog.

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