Hintergrund
Seit 1973 bietet Kaffee Partner hochwertigen Kaffeegenuss für Büros und Betriebe. Das Sortiment reicht von Kaffeevollautomaten über Kaffeebohnen, Toppings, Tees und Tassen bis hin zu einer Rundum-Betreuung durch mehr als 150 Service-Techniker. Im DACH-Raum wird dieses Produkt- und Leistungsspektrum bereits von mehr als 70.000 Büros, Bistros, Bäckerei-Cafés sowie von gehobener Gastronomie und Hotellerie in Anspruch genommen.
„Mit Frische, Innovationskraft und Verantwortungsbewusstsein ermöglichen wir unseren Kunden jeden Tag Genussmomente.“
Die Herausforderung
Mit der Einführung von MS Dynamics 365 CRM wollte man nicht auf die hervorragenden Fähigkeiten von Apteco im Bereich Analyse und Automation verzichten. Schnell wurde deutlich, dass die beiden Systeme sich nicht substituieren, sondern vielmehr gewinnbringend ergänzen.
Ziel war es, verschiedenste Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dazu sollten ein stabiles Ziel-Datenmodell und ETL-Prozesse aufgebaut werden, die sicherstellen, dass mehrere Datenquellen an einem Ort zusammengebracht, die Daten abgeglichen und ergänzt werden. Hierbei war wichtig, dass alle Produktions- und CRM-Daten integriert und trotz großer Datenmengen leistungsstarke Analysen und Selektionen möglich sind.
Zusammenfassend musste eine reibungslose Kommunikation zwischen MS Dynamics 365 CRM und Apteco hergestellt werden mit möglichst wenig Systemwechseln für den Kaffee Partner User.
Die Apteco Lösung
Die Hauptgründe für die Wahl der verschiedenen Apteco Lösungen FastStats, PeopleStage und Orbit waren die nahtlose Integration mit MS Dynamics 365 CRM sowie die leistungsstarken Analyse- und Selektionsmöglichkeiten.
Mit Hilfe des Apteco Partners WOLFF DMM wurden sowohl das bestehende ERP-System Navision, als auch das neue MS Dynamics 365 CRM an Apteco angebunden:
• Navision ist das führende System für alle kaufmännischen Transaktionen mit Kunden,
• MS Dynamics 365 CRM ist für die Leadgenerierung und alle internen sowie externen Kommunikationsprozesse zuständig,
• Apteco dient den Marketing Analysen, Selektionen und der Automation.
Für die nahtlose Kommunikation zwischen dem CRM und Apteco hat WOLFF DMM einen intelligenten Connector mit Transaktionskontrolle entwickelt, der es erlaubt, aus Apteco exportierte Daten in Microsoft Dynamics hochzuladen und direkt weitere Prozesse und Flows zu initiieren. Außerdem sorgt der Connector dafür, dass sowohl manuelle Selektionen in FastStats als auch automatisierte Kampagnen in PeopleStage durchgeführt werden können. Somit können nicht nur Vertriebsprozesse, sondern auch die Marketingaktivitäten gesteuert werden.
Ein weiterer Grund für die Apteco Lösung war die Möglichkeit einen sehr komfortablen Prozess für die Nutzung der beDirect Firmendatenbank zu ermöglichen. Der Schlüssel liegt hierbei in der Treuhänderfunktion der WOLFF DMM. In einem separaten Apteco FastStats System können anonymisierte Potenziale nach beDirect Kriterien selektiert werden. Die „IDs“ bzw. BIPs werden an das WOLFF DMM Portal improveData übergeben. Hier werden die vollständigen Firmendatensätze zugeordnet und es erfolgt eine automatisierte Leadanlage im MS Dynamics System. Den Leads werden dann direkt Mailings oder Call-Center Kampagnen zugeordnet, so dass sie in die Marketing- und Vertriebsprozesse in MS Dynamics übernommen werden können.
Die nächste Ausbaustufe wird die vollständige Integration des E-Mail Kanals sein. Dazu wird das E-Mail-Tool CleverReach, welches Kaffee Partner bereits nutzt, an das System angebunden. Zukünftig können dann auch E-Mail-Kampagnen ad-hoc oder automatisiert per Regelkommunikation ausgesteuert werden.
Apteco stellt für Unternehmen mit vielschichtigen und facettenreichen Kundenstrukturen Auswahl- und Übersichtsmöglichkeiten bereit, die bei Bedienungsfreundlichkeit und Selektionsvielfalt weit über die Build-In Möglichkeiten eines modernen CRM-Systems hinausgehen.
Matthias Kappeler, Director Marketing & Digital Office bei Kaffee Partner
Matthias Kappeler, Director Marketing & Digital Office bei Kaffee Partner
Die Ergebnisse
Insgesamt ist es Kaffee Partner gelungen mit der Apteco Lösung viele Prozesse zu automatisieren und die bestehende Systemlandschaft von Navision und MS Dynamics 365 CRM zu ergänzen. Hierbei wurde auf Anwenderfreundlichkeit wert gelegt, unter anderem indem Wechsel zwischen den verschiedenen Tools auf ein Minimum reduziert wurden.
Die Einführung der Apteco Lösung ermöglichte die Schaffung eines leistungsfähigen Datenmodells, welches, durch seine umfassenden Selektions-, Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten, sowohl von dem Marketing Team, als auch vom Vertrieb und Controlling eingesetzt wird. Die verschiedenen Abteilungen sind nun miteinander verzahnt und arbeiten mit dem gleichen Pool an Informationen.
Das Marketing Team ist nun in der Lage, zuvor selektierte Kampagnenteilnehmer in entsprechende Marketinglisten zu laden, diese einer Kampagne zuzuordnen und Kampagnenaktivitäten anzulegen. In der Praxis könnte eine Kampagne bei Kaffee Partner dann folgendermaßen aussehen: Nachdem der Servicetechniker die gekaufte Kaffeemaschine installiert hat, meldet sich ein Vertriebsmitarbeiter telefonisch und erkundigt sich nach der Zufriedenheit. Einige Wochen später erhält der Kunde eine E-Mail mit weiterführenden Angeboten. Im nächsten Schritt meldet sich erneut ein Vertriebsmitarbeiter, um auf Basis der zuvor versendeten E-Mail nachzufassen.
Des Weiteren wurden täglich laufende Prozesse zur Datenbewirtschaftung aufgebaut, die jederzeit ihren aktuellen Status kommunizieren und mit einer Stabilität von 99,5% arbeiten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Potenziale aus der anonymisierten beDirect-Firmendatenbank komfortabel mit allen gewünschten Merkmalen selektiert und ohne manuelle Zwischenschritte samt Kontaktaufforderung in das CRM System übernommen werden können.
Insgesamt basieren Unternehmens-, Vertriebs- und Marketingentscheidungen nun auf konkreten Daten. Dadurch ist es zu jeder Zeit möglich den Erfolg zu messen und gegebenenfalls Optimierungsmaßnahmen einzuleiten.
Mit Apteco haben wir ein Tool, das es uns ermöglicht in sehr kurzer Zeit komplexe und große Datenmengen zu analysieren und diese Informationen einfach zu visualisieren. Dies schafft einen deutlichen Mehrwert für das Unternehmen. Mit unserem Partner WOLFF Daten. Menschen. Marketing. verbindet uns eine langjährige Partnerschaft. Sie lässt sich in einem Satz zusammenfassen: „Service at its best“.
Joachim Math, Controlling und Apteco Key User bei Kaffee Partner
Joachim Math, Controlling und Apteco Key User bei Kaffee Partner
